Väčšina firiem nerieši vianočné darčeky preto, že by nevedela, čo kúpiť. Rieši ich preto, že rozhodnutie prišlo neskoro, zoznam príjemcov nebol hotový a rozpočet nebol schválený. Výsledkom je nákup toho, čo je ešte dostupné, za cenu, ktorú diktuje termín. Nasledujúci text opisuje postup, ktorý tomuto scenáru predchádza.
Ako rozdeliť zoznam príjemcov?
Zoznam je základ celého plánu, pretože z neho vyplývajú počty aj hodnotové úrovne. Prakticky sa delí na štyri skupiny:
- Zamestnanci. Vrátane ľudí na materskej a rodičovskej dovolenke, dlhodobo práceneschopných a agentúrnych pracovníkov. Najväčšia skupina a najstabilnejší počet.
- Kľúčoví zákazníci a obchodní partneri. Menšia skupina s vyššou hodnotou darčeka. Zoznam pripravuje obchod, nie marketing, pretože pozná aktuálny stav vzťahov.
- Dodávatelia a servisné kontakty. Často sa zabúdajú, hoci ich prínos pre chod firmy je porovnateľný so zákazníkmi.
- Rezerva. Nové kontakty, nové nástupy, návštevy a náhrady poškodených položiek. Rozumná veľkosť je 5-8 % z celkového množstva.
Bez uzavretého zoznamu nemá zmysel začínať výber darčekov. Zmena počtu z 200 na 350 kusov v novembri znamená iný sortiment, inú cenu a niekedy aj iný termín dodania.
Ako nastaviť rozpočet?
Použiteľný postup ide opačným smerom, ako sa väčšinou robí. Namiesto hľadania darčeka a následného sčítania nákladov sa najprv určí celkový rozpočet a ten sa rozdelí:
| Skupina | Podiel z rozpočtu | Charakter darčeka |
|---|---|---|
| Zamestnanci | Najväčší podiel podľa počtu ľudí | Jednotný balíček alebo predmet, rovnaký pre všetkých |
| Kľúčoví partneri | Druhý najväčší podiel | Vyššia hodnota, individuálnejší výber |
| Dodávatelia | Menší podiel | Stredná úroveň, jednotné riešenie |
| Balenie a doprava | 8-15 % celkového rozpočtu | Obaly, rozety, karty, kuriér, rozvoz |
Posledná položka sa v rozpočtoch prehliada najčastejšie. Pri sto setoch rozposielaných kuriérom môžu obaly a preprava tvoriť viac ako desatinu celkovej sumy. Ak sa počítajú až na konci, uberú sa z hodnoty darčeka.
Pri hodnote na jedného príjemcu sa oplatí pracovať s rozsahom, nie s presnou sumou. Jednotková cena sa pri väčších množstvách výrazne znižuje a vyjednávací priestor sa otvára práve pri objednávke zadanej v predstihu.
Aký je reálny časový plán?
Termíny nie sú odporúčanie, ale dôsledok výrobných kapacít. Sezónny sortiment sa vyrába a potlačuje v obmedzenom okne a v decembri je už vypredaný.
| Mesiac | Čo musí byť hotové |
|---|---|
| August | Rámcový rozpočet, rozhodnutie o formáte darčeka |
| September | Uzavretý zoznam príjemcov, výber sortimentu, dopyt u dodávateľa |
| Začiatok októbra | Schválená vzorka, dodané podklady na potlač, potvrdená objednávka |
| Október | Výroba a potlač |
| November | Kompletovanie, balenie, rozvoz na prevádzky a odoslanie partnerom |
| Prvý decembrový týždeň | Rozdanie zamestnancom |
Adventné kalendáre a produkty vyrábané na mieru posúvajú celý plán o mesiac až dva dopredu. Naopak, darčeky bez potlače z bežne dostupného sortimentu sa dajú riešiť aj v novembri, s podstatne zúženým výberom.
Kto má čo schvaľovať?
Zdržania vznikajú zvyčajne v schvaľovaní, nie vo výrobe. Rozdelenie zodpovednosti, ktoré funguje:
1. Vedenie schvaľuje celkový rozpočet a formát darčeka. Toto rozhodnutie by malo padnúť v auguste alebo najneskôr v septembri.
2. Marketing schvaľuje grafiku a podklady na potlač. Vektorové logo, farebnosť podľa firemného manuálu a text sprievodnej karty.
3. Obchod schvaľuje zoznam partnerov a rozdelenie hodnotových úrovní. Bez obchodu vznikne zoznam, ktorý nezodpovedá reálnym vzťahom.
4. Personálne oddelenie schvaľuje počty zamestnancov vrátane neaktívnych pracovných pomerov.
5. Jeden človek schvaľuje fyzickú vzorku. Rozhodnutie o vzorke nesmie prechádzať kolom pripomienok, inak sa výroba posunie o týždne.
Najúčinnejším zjednodušením je určiť jedného vlastníka celého projektu, ktorý zbiera vstupy a komunikuje s dodávateľom. Rozdelené vlastníctvo medzi marketing, obchod a personálne oddelenie je najčastejším dôvodom, prečo objednávka odchádza v novembri namiesto októbra.
Prehľad sezónneho sortimentu vrátane rozdelenia podľa typu príjemcu je dostupný v sekcii sezónne darčeky. Firmy s vlastnou politikou zodpovedného nakupovania siahajú po ekologických reklamných predmetoch, pri komplexnejšom zadaní sa dá vychádzať z celej ponuky dodávateľa reklamných a darčekových predmetov.
Čo urobiť, keď je už neskoro?
Ak sa rozhodnutie posunulo na november, existujú tri postupy, ktoré zachraňujú výsledok bez zjavnej improvizácie:
- Vlastná karta namiesto potlače. Kvalitne vytlačená karta s logom a osobným textom vloží firemnú identitu do darčeka bez potreby potlačovať samotný predmet.
- Jednotný nosič. Rovnaká potlačená taška alebo škatuľa pre všetkých príjemcov zjednotí darčeky, ktoré boli poskladané z dostupného sortimentu.
- Posunutie termínu na nový rok. Novoročný darček doručený v prvej polovici januára má menšiu konkurenciu v pozornosti a firma získa čas na poriadnu prípravu. Pri obchodných partneroch to funguje často lepšie ako darček doručený medzi 20. a 23. decembrom.
Ako zmerať, či darčeky splnili svoj účel?
Firemné darčeky sa v nákladoch objavia každý rok, ale takmer nikto ich nevyhodnocuje. Pritom stačia tri jednoduché vstupy, ktoré sa dajú získať bez výskumu.
Prvým je reakcia príjemcov. Pri zamestnancoch stačí jedna otázka v internom dotazníku v januári, pri partneroch počet spontánnych poďakovaní a spomienok pri najbližšom stretnutí. Nulová reakcia je tiež informácia.
Druhým je reálna vyťaženosť rezervy. Ak z päťpercentnej rezervy zostalo tridsať kusov, zoznam príjemcov bol nadhodnotený. Ak rezerva nepostačila, bol nedostatočný. Toto číslo je najspoľahlivejším vodidlom pre nasledujúci rok.
Tretím je počet operačných problémov: poškodené zásielky, nedoručené balenia, nezhody v potlači, reklamácie. Každý z nich má konkrétny zdroj a väčšina sa dá odstrániť zmenou obalu alebo prepravcu.
Z týchto troch vstupov vznikne krátky zápis, ktorý sa v auguste nasledujúceho roka vytiahne ako zadávacie podklady. Firma tým nemusí začínať od nuly a rozhodovanie o rozpočte má oporu v údajoch, nie v dojme.
Často kladené otázky
Kedy má firma začať plánovať vianočné darčeky?
Rámcový rozpočet a formát v auguste, uzavretý zoznam príjemcov a dopyt u dodávateľa v septembri. Objednávka s potlačou by mala byť potvrdená v prvej polovici októbra.
Aký podiel rozpočtu vyhradiť na balenie a dopravu?
V praxi 8-15 % podľa spôsobu doručenia. Pri kuriérskom rozposielaní setov je to bližšie k hornej hranici, pri osobnom rozdaní na jednej prevádzke k dolnej.
Majú dostať zamestnanci a obchodní partneri ten istý darček?
Nie. Ide o rôzne skupiny a darčeky na rôzne účely – pri zamestnancoch je cieľom uznanie, pri partneroch udržanie vzťahu. Zamestnanci by však medzi sebou mali dostať darčeky rovnakej hodnoty.
Kto by mal projekt firemných darčekov viesť?
Jeden určený vlastník, ktorý zbiera vstupy od obchodu, marketingu a personálneho oddelenia a komunikuje s dodávateľom. Rozdelené vlastníctvo je hlavnou príčinou neskorých objednávok.
Dá sa firemný vianočný darček stihnúť ešte v decembri?
Iba pri sortimente na sklade bez potlače. Personalizované položky sa v decembri už nedajú vyrobiť, preto je lepšie zvoliť novoročný termín a doručiť darček v januári.